07 Una tarea, especificada desde lo que entra hasta quien la confirma.
Una tarea concreta se define por sus fronteras: un tipo de entrada, una transformación, un destino en tus programas y una persona que da el visto bueno. Esas fronteras se fijan por escrito antes de construir nada, y contra ellas se acepta, se mantiene y se mide la tarea.
La ficha técnica de la tarea
La ficha es el contrato técnico de la tarea. Se redacta con ejemplos reales de tu empresa y sirve de referencia para el precio, la aceptación y el mantenimiento.
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01 Entrada
Canal y formato de origen, volumen y frecuencia esperados, y una muestra real que reúne las variantes conocidas, incluidos los casos difíciles.
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02 Transformación
Las reglas que se aplican y el paso exacto en el que interviene un modelo. Los cruces por código o referencia, las conversiones de unidades y los cálculos se resuelven con código determinista; el modelo se reserva para interpretar lo que llega sin estructura.
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03 Salida
El objeto que produce la tarea, definido campo a campo en un esquema. Cada valor conserva la referencia a la línea, la celda o el elemento del que procede.
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04 Destino
Dónde se escribe, por qué vía y en qué estado: a través de la API del programa o de su importador de ficheros, como borrador, como registro pendiente de confirmar o como registro definitivo.
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05 Confirmación
Quién confirma, qué ve al hacerlo, con las líneas dudosas y las diferencias ya marcadas, y qué sucede si rechaza. La aprobación queda registrada con su autor y su hora, y solo entonces la salida pasa a ser definitiva en el destino.
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06 Criterio de aceptación
Un indicador principal con su método de medición y una batería de casos reales que la tarea debe superar antes de entrar en servicio y de nuevo tras cada cambio.
Cuatro tareas, especificadas
Cuatro ejemplos con su ficha resumida. Los pedidos y las tarifas se leen con la cadena documental de Procesos y documentos.
Pedidos de un buzón, como borrador en el ERP
Entrada: los correos del buzón de pedidos, con el pedido en el cuerpo del mensaje o en un PDF adjunto.
Salida: un borrador de pedido de venta por cada pedido recibido, enlazado con el correo del que procede.
Destino: el ERP, en el estado que reserva para los pedidos sin confirmar, a través de su API o de su importador.
Confirma: la persona de pedidos, que corrige o acepta cada borrador antes de que pase a firme.
Tarifas de proveedor, cargadas en el ERP
Entrada: las tarifas de los proveedores incluidos en la ficha, en PDF, Excel o CSV, cada proveedor con su propia plantilla de lectura.
Salida: el fichero de importación de tu ERP y el informe de cambios frente a la tarifa vigente.
Destino: el maestro de artículos.
Confirma: compras, sobre el informe de cambios y antes de la carga.
Horas por proyecto, unidas a la facturación
Entrada: la hoja de horas que el equipo ya rellena y las facturas emitidas, leídas del ERP con un acceso de solo lectura.
Salida: por proyecto, las horas imputadas frente a las presupuestadas y el importe facturado, con un aviso cuando la desviación supera el umbral que fijes.
Destino: un panel por proyecto.
Reglas: el cruce se hace por código de proyecto, con una tabla de equivalencias para los códigos escritos de varias formas; el cálculo es enteramente determinista.
Revisa: el responsable de cada proyecto, sobre las desviaciones señaladas.
Del modelo BIM al programa de presupuestos
Entrada: la exportación IFC del modelo, con las cantidades de cada elemento (longitudes, superficies, volúmenes o número de unidades) y su clasificación por tipo.
Salida: un fichero BC3 en formato FIEBDC-3, con capítulos, partidas de tu base de precios y líneas de medición que identifican el elemento de origen. Los elementos sin correspondencia o sin cantidad se listan aparte y, en cada revisión del modelo, se marcan las mediciones que cambian.
Reglas: la correspondencia entre tipos de elemento y partidas se guarda en una tabla de equivalencias que tu equipo puede revisar.
Confirma: el responsable de presupuestos, antes de importar el fichero.
Precio cerrado, mantenimiento y crecimiento
Lo que fija el precio cerrado
El precio se calcula sobre la ficha: los canales, los formatos y las variantes de entrada que recoge, la transformación, el destino y el criterio de aceptación. Lo que la ficha especifica es exactamente lo que se entrega y se acepta.
Lo que cubre el mantenimiento mensual
La tarea se vigila por su resultado: las unidades procesadas en cada periodo se comparan con las esperadas. Cualquier ajuste, ya sea por un cambio en el formato de entrada, en el programa de destino o en la versión del modelo, vuelve a pasar la batería de casos antes de entrar en servicio.
Preparada para formar parte de un sistema mayor
La tarea registra su actividad con el mismo esquema de eventos que un sistema completo y comparte la capa de modelos, las credenciales por empresa y el entorno aislado. Lo que se construye para ella, como el conector con el ERP, las tablas de equivalencias de clientes, artículos o partidas y la batería de casos, se reutiliza en la tarea siguiente.
Resultados y cómo se miden
Cada tarea se mide antes y después con el mismo método: la misma unidad, la misma fuente y un periodo de muestra equivalente al de la línea base del diagnóstico. El resultado entra en el informe mensual.
- Indicador principal: el que fija la ficha, como los minutos por pedido registrado, las horas de trabajo por tarifa cargada, los proyectos con desviación detectada antes del cierre o las horas necesarias para trasladar las mediciones al presupuesto.
- Reentradas: las veces que un mismo dato se teclea en dos programas, antes y después.
- Confirmaciones sin cambios: la proporción de salidas aprobadas tal como se prepararon, y los campos que más se corrigen, que indican qué regla o qué tabla ajustar.
- Errores en el destino: los que hay que rectificar después del registro, como pedidos duplicados, horas imputadas a otro proyecto o partidas mal asignadas.
- Coste por unidad terminada: el gasto en modelos y servicios dividido entre las unidades que la tarea completa.
- Continuidad: incidencias de la tarea y su tiempo de resolución.
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