03 Del documento recibido al registro en tu ERP, con cada campo comprobado.
Instalamos en tu entorno una cadena de procesamiento documental que recibe los documentos de tus canales, los convierte en datos estructurados y los deja listos para tu programa de gestión.
Los modelos intervienen solo donde hay que interpretar: leer la página y extraer los campos. La recepción, las comprobaciones y la escritura son código determinista, que se prueba y se audita; la aprobación, de una persona de tu equipo.
La cadena de procesamiento, etapa a etapa
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01 Entrada y conservación del original
Los documentos llegan por un buzón de correo, una carpeta compartida, el WhatsApp de tu empresa (a través de la WhatsApp Business Platform y siempre con tu propia cuenta) o una subida desde el navegador. Antes de que ningún modelo lo lea, cada documento se guarda tal como llegó, con su canal, su remitente y la hora de entrada: ese original no se modifica y es la referencia ante cualquier reclamación.
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02 Lectura y maquetación
El OCR convierte la imagen en texto y el análisis de maquetación reconstruye bloques, tablas y orden de lectura. Los escaneos torcidos se enderezan y las tablas partidas entre páginas se recomponen.
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03 Clasificación y extracción contra un esquema
Se identifica el tipo de documento y sus campos se extraen en un objeto validado contra el JSON Schema de ese tipo: cabecera, líneas e importes. Cada campo lleva su valor de confianza y la página y la región de donde salió. Una salida que no cumple el esquema se registra como error, a la vista.
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04 Validación determinista
Después del modelo, reglas en código: las líneas suman la base; la base más los impuestos da el total; el NIF o el NIE tiene un carácter de control válido; las fechas son coherentes; y el cliente, el proveedor y los artículos existen en los maestros de tu ERP. El campo que incumple una regla queda señalado, aunque el modelo lo diera por seguro.
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05 Umbral de confianza y cola de aprobación
Cada tipo de documento tiene un umbral por campo, calibrado con documentos reales de tu empresa: demasiado alto, la cola acumula todo el trabajo; demasiado bajo, deja pasar datos erróneos como si fueran seguros. En la cola, cada documento aparece junto a su original, con los campos dudosos o que incumplen una regla marcados sobre la página. Cada corrección queda anotada y sirve para recalibrar el umbral.
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06 Escritura en el programa de destino
Solo se escribe lo aprobado, y lo escribe código, nunca el modelo: por la API del ERP cuando existe y, si no, por fichero de importación o por la base de datos. El sistema entra en tu ERP con un usuario propio, con los permisos justos para crear lo que le corresponde, y cada registro enlaza con su documento de origen.
Modelos y herramientas en cada etapa
La cadena es un flujo de trabajo fijo, y cada etapa tiene su modelo y su tarea acotada. Esto es lo que utilizamos hoy. La elección se revisa cada mes, y un modelo nuevo entra en la cadena solo después de superar una batería de documentos reales de tu empresa ya validados.
- OCR y maquetación: Document AI o Textract cuando el documento puede procesarse en la nube; Mistral OCR cuando pesa la soberanía del dato; Granite Docling y modelos abiertos de visión, como Qwen-VL, cuando todo debe quedarse en tu servidor.
- Clasificación y extracción: modelos de las familias Mistral o Claude con salida estructurada, o Granite, ALIA/Salamandra y EuroLLM instalados en tu servidor. Instrucciones y esquema se versionan juntos, por tipo de documento.
- Filtros de entrada y de salida: Llama Prompt Guard examina el texto de cada documento antes del modelo para detectar instrucciones escondidas. Granite Guardian comprueba que cada valor extraído tiene fundamento en la página.
Especificaciones por tipo de documento
Pedidos de clientes
Llegan en el cuerpo de un correo, en un PDF adjunto o como foto o lista por WhatsApp. El cliente se identifica por el remitente y el NIF, y sus referencias se traducen a tus códigos de artículo con una tabla de equivalencias que crece con cada corrección aprobada. El resultado es un borrador de pedido de venta; si un precio del documento difiere de tu tarifa, la línea se marca.
Facturas de proveedores
Se extraen la cabecera fiscal completa (emisor, número, fechas, base por tipo de IVA, retenciones y total) y las líneas. Se detectan los duplicados por proveedor y número, y cuando tu ERP guarda el pedido de compra y el albarán, se cruzan cantidades y precios entre los tres documentos.
Albaranes
Las cantidades recibidas se comparan línea a línea con el pedido de compra, con las entregas parciales y lo pendiente a la vista. El albarán firmado, aunque llegue como foto, se archiva junto al movimiento de almacén que justifica.
Informes y resúmenes
El informe semanal y el estado de un proyecto salen de consultas fijas al ERP, las hojas de horas o el CRM: el código calcula las cifras, el modelo redacta el texto y cada cifra enlaza con su consulta. El resumen de una reunión parte de su transcripción, hecha con Whisper autoalojado, y recoge decisiones, responsables y plazos. Todos llegan como borrador a quien los firma.
Tarifas y catálogos de proveedores
Cada proveedor usa su propio formato y lo cambia sin avisar. Por eso la carga es una comparación entre la tarifa vigente y la nueva, antes de tocar el maestro de artículos.
- Formatos de entrada: PDF, Excel y CSV; y BMEcat con clasificación ETIM cuando el proveedor trabaja con estos estándares, que se leen directamente, sin modelo.
- Normalización: unidades de venta y de embalaje, precio bruto y descuentos en cascada, y fecha de entrada en vigor, convertidos a la estructura de tu ERP.
- Cruce con tus artículos: por referencia del proveedor y por EAN; las referencias nuevas y las retiradas se listan aparte.
- Informe de cambios: la variación por línea y por familia, ordenada por impacto, y las líneas cuyo precio de venta queda por debajo del nuevo coste.
- Carga aprobada: compras aprueba el informe, la tarifa entra con su fecha de vigencia y la anterior queda archivada.
Resultados y cómo se miden
Cada indicador se compara con la línea base del diagnóstico y aparece en el informe mensual.
- Tiempo por documento: desde que llega hasta que queda registrado, por tipo y por canal.
- Aprobados sin corrección: la proporción de documentos confirmados tal como llegaron y los campos más corregidos, por proveedor o cliente.
- Errores que llegan al ERP: precios, cantidades e importes rectificados después del registro.
- Estado de la cola: documentos pendientes y antigüedad del más antiguo.
- Procesados frente a esperados: por canal y por proveedor; una caída señala un canal que ha dejado de entregar o un formato que ha cambiado.
- Tarifas al día: los días entre la llegada de una tarifa y su carga, y las líneas vendidas por debajo del coste.
- Coste por documento terminado: el gasto en modelos y servicios entre los documentos registrados.
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