08 Tres tareas medidas, tus programas inventariados y cada mejora con su precio.
Es un estudio de alcance cerrado sobre tres tareas que acordamos contigo, con un método escrito que hace auditable cada cifra.
Entrega cuatro piezas que se reutilizan después: el inventario de tus programas con su vía de conexión comprobada, la línea base con su método de medida, las mejoras ordenadas por lo que devuelven y una propuesta con el precio cerrado de cada parte.
Alcance y condiciones de la medición
Una medición solo sirve si puede repetirse. Por eso cada tarea se define por escrito antes de empezar, de modo que dos personas que la midan obtengan el mismo resultado.
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01 Unidad de trabajo
Cada tarea se expresa en una unidad contable: un pedido registrado, una tarifa cargada, un proyecto presupuestado, un informe enviado. Todos los indicadores se refieren a esa unidad.
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02 Evento de inicio y de fin
Fijamos qué marca el comienzo y el final de cada unidad, por ejemplo la llegada del correo y el alta del pedido en el ERP. Así se distingue el tiempo de trabajo efectivo del tiempo transcurrido, que incluye las esperas entre pasos.
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03 Fuentes de la medición
La observación de casos reales se contrasta con lo que ya registran tus programas: fechas de entrada y de alta, historiales de cambios, exportaciones y recuentos del buzón. Cada cifra procede de casos medidos.
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04 Acceso de solo lectura
Leemos únicamente las fuentes acordadas, mediante exportaciones o con un usuario de solo lectura, de modo que configuración, datos y flujos permanecen intactos. El tratamiento de los datos se rige por un contrato de encargado del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD.
Inventario de programas y vías de conexión
Cada programa que interviene en las tres tareas, o que guarda sus datos, queda descrito en una ficha. El conjunto forma el mapa sobre el que después se diseña el sistema.
- Función y usuarios: para qué se usa, qué perfiles lo manejan y en qué paso de cada tarea interviene.
- Datos: qué entidades guarda, como clientes, artículos, precios, proyectos u horas, y cuáles aparecen repetidas en otros programas.
- Despliegue y versión: instalado en tus equipos, en un servidor propio o en la nube, con su versión exacta, porque de ella depende qué interfaz ofrece.
- Vía de conexión: API documentada, webhooks, exportación programable, consulta de solo lectura a su base de datos o intercambio de ficheros en formatos como IFC, BC3, DWG, CSV, PDF o Excel. Cada vía se anota con su estabilidad frente a las actualizaciones del programa.
- Licencia y condiciones: si el módulo de integración entra en tu licencia, qué límites de uso tiene y si el fabricante o su distribuidor debe habilitarlo.
- Comprobación: cada vía se prueba contra tu instalación con una consulta o una exportación real. La documentación del fabricante orienta, pero la conexión se da por buena cuando responde.
La línea base
Es la fotografía numérica de cada tarea antes de cualquier cambio. Recoge cuatro magnitudes y la ficha que permite volver a medirlas exactamente igual.
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01 Tiempo por unidad
Tiempo de trabajo y tiempo transcurrido por unidad, desglosados por pasos, para ver dónde se concentra el esfuerzo y dónde se espera.
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02 Datos que se vuelven a escribir
Cuántas veces se teclea de nuevo un mismo dato y entre qué programas viaja a mano: la referencia de un artículo que pasa del correo a una hoja de cálculo y de ahí al ERP cuenta tres veces.
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03 Errores
En qué paso se producen, de qué tipo son (transcripción, precio, unidad u omisión) y dónde se detectan, porque no cuesta lo mismo corregirlos en la oficina que cuando han llegado a la obra, al almacén o al cliente.
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04 Volúmenes
Unidades por semana y por mes, su reparto por canal de entrada y los picos. El volumen convierte el tiempo por unidad en horas al mes y decide qué mejora compensa.
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05 Ficha de cada indicador
Nombre, unidad, fórmula, fuente, periodo y quién registra el dato. Cada indicador se define de forma que, una vez instalado el sistema, su registro de actividad pueda calcularlo con el mismo método que la cifra de partida.
Mejoras ordenadas y propuesta cerrada
Con el inventario y la línea base delante, las mejoras posibles se ordenan por lo que devuelven y por lo que exigen.
Criterios de orden
Horas que la tarea consume al mes, resultado de multiplicar volumen por tiempo por unidad, y la parte que la mejora puede liberar; errores evitables y el punto donde hoy se detectan; viabilidad según la vía de conexión comprobada; dependencias entre mejoras, y facilidad para medir el efecto. Va primero la que mueve un indicador claro de la línea base con menos dependencias.
Ficha de cada mejora
Qué cambia en la tarea, qué programas toca y por qué vía, en qué paso revisa una persona, qué indicador de la línea base debe moverse y en qué sentido, y qué falta por comprobar antes de construirla.
El informe
Alrededor de diez páginas: el mapa de programas, los tiempos medidos con su ficha de indicadores, las mejoras en orden y la propuesta económica: el precio cerrado de cada parte, para que puedas decidirlas una a una, y la cuota mensual.
Resultados y cómo se usan
- Prioridades con datos propios: el orden de las mejoras sale de tiempos, errores y volúmenes medidos en tu empresa.
- Decisiones por partes: cada mejora se aprueba por separado, con su alcance y su indicador conocidos de antemano.
- Riesgo técnico conocido: los límites de licencia y de conexión aparecen en el diagnóstico, antes de construir.
- Una referencia estable: la línea base y sus fichas se reutilizan en cada informe mensual, que compara con el mismo método el antes y el después.
- El punto de partida del sistema: el inventario es la entrada del diseño de la arquitectura y de la hoja de ruta.
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