ESCatalàEN

Menú
Demana el diagnòstic

(Què fem)

03 Del document rebut al registre al teu ERP, amb cada camp comprovat.

Instal·lem al teu entorn una cadena de processament documental que rep els documents dels teus canals, els converteix en dades estructurades i els deixa a punt per al teu programa de gestió.

Els models intervenen només on cal interpretar: llegir la pàgina i extreure’n els camps. La recepció, les comprovacions i l’escriptura són codi determinista, que es prova i s’audita; l’aprovació, d’una persona del teu equip.

La cadena de processament, etapa per etapa

  1. 01 Entrada i conservació de l’original

    Els documents arriben per una bústia de correu, una carpeta compartida, el WhatsApp de la teva empresa (a través de la WhatsApp Business Platform i sempre amb el teu propi compte) o una pujada des del navegador. Abans que cap model el llegeixi, cada document es desa tal com ha arribat, amb el canal, el remitent i l’hora d’entrada: aquest original no es modifica i és la referència davant de qualsevol reclamació.

  2. 02 Lectura i maquetació

    L’OCR converteix la imatge en text i l’anàlisi de maquetació reconstrueix els blocs, les taules i l’ordre de lectura. Els escanejats torts es redrecen i les taules partides entre pàgines es recomponen.

  3. 03 Classificació i extracció contra un esquema

    S’identifica el tipus de document i els seus camps s’extreuen en un objecte validat contra el JSON Schema d’aquest tipus: capçalera, línies i imports. Cada camp porta el seu valor de confiança i la pàgina i la regió d’on ha sortit. Una sortida que no compleix l’esquema es registra com a error, a la vista.

  4. 04 Validació determinista

    Després del model, regles en codi: les línies sumen la base imposable; la base més els impostos dona el total; el NIF o el NIE té un caràcter de control vàlid; les dates són coherents; i el client, el proveïdor i els articles existeixen a les dades mestres del teu ERP. El camp que incompleix una regla queda assenyalat, encara que el model el donés per segur.

  5. 05 Llindar de confiança i cua d’aprovació

    Cada tipus de document té un llindar per camp, calibrat amb documents reals de la teva empresa: si és massa alt, la cua acumula tota la feina; si és massa baix, deixa passar dades errònies com si fossin segures. A la cua, cada document apareix al costat del seu original, amb els camps dubtosos o que incompleixen una regla marcats sobre la pàgina. Cada correcció queda anotada i serveix per recalibrar el llindar.

  6. 06 Escriptura al programa de destinació

    Només s’escriu el que s’ha aprovat, i ho escriu el codi, mai el model: per l’API de l’ERP quan n’hi ha i, si no, per fitxer d’importació o per la base de dades. El sistema entra al teu ERP amb un usuari propi, amb els permisos justos per crear el que li correspon, i cada registre enllaça amb el seu document d’origen.

Models i eines a cada etapa

La cadena és un flux de treball fix, i cada etapa té el seu model i la seva tasca acotada. Això és el que fem servir avui. L’elecció es revisa cada mes, i un model nou entra a la cadena només després de superar una bateria de documents reals de la teva empresa ja validats.

  • OCR i maquetació: Document AI o Textract quan el document es pot processar al núvol; Mistral OCR quan pesa la sobirania de les dades; Granite Docling i models oberts de visió, com ara Qwen-VL, quan tot s’ha de quedar al teu servidor.
  • Classificació i extracció: models de les famílies Mistral o Claude amb sortida estructurada, o Granite, ALIA/Salamandra i EuroLLM instal·lats al teu servidor. Les instruccions i l’esquema es versionen junts, per tipus de document.
  • Filtres d’entrada i de sortida: Llama Prompt Guard examina el text de cada document abans del model per detectar-hi instruccions amagades. Granite Guardian comprova que cada valor extret té fonament a la pàgina.

Com es tria i es canvia cada model

Especificacions per tipus de document

Comandes de clients

Arriben al cos d’un correu, en un PDF adjunt o com a foto o llista per WhatsApp. El client s’identifica pel remitent i el NIF, i les seves referències es tradueixen als teus codis d’article amb una taula d’equivalències que creix amb cada correcció aprovada. El resultat és un esborrany de comanda de venda; si un preu del document no coincideix amb la teva tarifa, la línia es marca.

Factures de proveïdors

S’extreuen la capçalera fiscal completa (emissor, número, dates, base per tipus d’IVA, retencions i total) i les línies. Es detecten els duplicats per proveïdor i número i, quan el teu ERP desa la comanda de compra i l’albarà, es creuen quantitats i preus entre els tres documents.

Albarans

Les quantitats rebudes es comparen línia per línia amb la comanda de compra, amb les entregues parcials i el que queda pendent a la vista. L’albarà signat, encara que arribi com a foto, s’arxiva al costat del moviment de magatzem que justifica.

Informes i resums

L’informe setmanal i l’estat d’un projecte surten de consultes fixes a l’ERP, als fulls d’hores o al CRM: el codi calcula les xifres, el model redacta el text i cada xifra enllaça amb la seva consulta. El resum d’una reunió parteix de la transcripció, feta amb Whisper autoallotjat, i recull decisions, responsables i terminis. Tots arriben com a esborrany a qui els signa.

Tarifes i catàlegs de proveïdors

Cada proveïdor fa servir el seu propi format i el canvia sense avisar. Per això la càrrega és una comparació entre la tarifa vigent i la nova, abans de tocar el fitxer mestre d’articles.

  • Formats d’entrada: PDF, Excel i CSV; i BMEcat amb classificació ETIM quan el proveïdor treballa amb aquests estàndards, que es llegeixen directament, sense model.
  • Normalització: unitats de venda i d’embalatge, preu brut i descomptes en cascada, i data d’entrada en vigor, convertits a l’estructura del teu ERP.
  • Encreuament amb els teus articles: per referència del proveïdor i per EAN; les referències noves i les retirades es llisten a part.
  • Informe de canvis: la variació per línia i per família, ordenada per impacte, i les línies amb un preu de venda que queda per sota del nou cost.
  • Càrrega aprovada: el departament de compres aprova l’informe, la tarifa entra amb la seva data de vigència i l’anterior queda arxivada.

Resultats i com es mesuren

Cada indicador es compara amb la línia de base del diagnòstic i apareix a l’informe mensual.

  • Temps per document: des que arriba fins que queda registrat, per tipus i per canal.
  • Aprovats sense correcció: la proporció de documents confirmats tal com han arribat i els camps més corregits, per proveïdor o client.
  • Errors que arriben a l’ERP: preus, quantitats i imports rectificats després del registre.
  • Estat de la cua: documents pendents i antiguitat del més antic.
  • Processats respecte als esperats: per canal i per proveïdor; una caiguda assenyala un canal que ha deixat de lliurar o un format que ha canviat.
  • Tarifes al dia: els dies entre l’arribada d’una tarifa i la seva càrrega, i les línies venudes per sota del cost.
  • Cost per document acabat: la despesa en models i serveis dividida entre els documents registrats.

Com es mesura la línia de base

Posem la teva empresa al dia?

Comencem amb una trucada de 30 minuts per entendre el teu cas i explicar-te en què consisteix el diagnòstic i quin preu té.

Demana el diagnòstic