(Què fem)
08 Tres tasques mesurades, els teus programes inventariats i cada millora amb el seu preu.
És un estudi d’abast tancat sobre tres tasques que acordem amb tu, amb un mètode escrit que fa auditable cada xifra.
Lliura quatre peces que es reutilitzen després: l’inventari dels teus programes amb la via de connexió comprovada, la línia de base amb el seu mètode de mesura, les millores ordenades segons el que aporten i una proposta amb el preu tancat de cada part.
Abast i condicions del mesurament
Un mesurament només és útil si es pot repetir. Per això cada tasca es defineix per escrit abans de començar, de manera que dues persones que la mesurin n’obtinguin el mateix resultat.
-
01 Unitat de treball
Cada tasca s’expressa en una unitat comptable: una comanda registrada, una tarifa carregada, un projecte pressupostat, un informe enviat. Tots els indicadors es refereixen a aquesta unitat.
-
02 Esdeveniment d’inici i de final
Fixem què marca el començament i el final de cada unitat, per exemple l’arribada del correu i l’alta de la comanda a l’ERP. Així es distingeix el temps de treball efectiu del temps transcorregut, que inclou les esperes entre passos.
-
03 Fonts del mesurament
L’observació de casos reals es contrasta amb el que ja registren els teus programes: dates d’entrada i d’alta, historials de canvis, exportacions i recomptes de la bústia. Cada xifra prové de casos mesurats.
-
04 Accés només de lectura
Llegim únicament les fonts acordades, mitjançant exportacions o amb un usuari només de lectura, de manera que la configuració, les dades i els fluxos queden intactes. El tractament de les dades es regeix per un contracte d’encarregat del tractament d’acord amb l’article 28 del RGPD.
Inventari de programes i vies de connexió
Cada programa que intervé en les tres tasques, o que en desa les dades, queda descrit en una fitxa. El conjunt forma el mapa sobre el qual després es dissenya el sistema.
- Funció i usuaris: per a què serveix, quins perfils l’utilitzen i en quin pas de cada tasca intervé.
- Dades: quines entitats desa, com ara clients, articles, preus, projectes o hores, i quines apareixen repetides en altres programes.
- Desplegament i versió: instal·lat als teus equips, en un servidor propi o al núvol, amb la versió exacta, perquè és la versió la que determina quina interfície ofereix.
- Via de connexió: API documentada, webhooks, exportació programable, consulta només de lectura a la seva base de dades o intercanvi de fitxers en formats com ara IFC, BC3, DWG, CSV, PDF o Excel. Cada via s’anota amb la seva estabilitat davant les actualitzacions del programa.
- Llicència i condicions: si el mòdul d’integració entra a la teva llicència, quins límits d’ús té i si l’ha d’habilitar el fabricant o el seu distribuïdor.
- Comprovació: cada via es prova contra la teva instal·lació amb una consulta o una exportació real. La documentació del fabricant orienta, però la connexió es dona per bona quan respon.
La línia de base
És la fotografia numèrica de cada tasca abans de cap canvi. Recull quatre magnituds i la fitxa que permet tornar-les a mesurar exactament igual.
-
01 Temps per unitat
Temps de treball i temps transcorregut per unitat, desglossats per passos, per veure on es concentra l’esforç i on s’espera.
-
02 Dades que es tornen a escriure
Quantes vegades es torna a teclejar una mateixa dada i entre quins programes viatja a mà: la referència d’un article que passa del correu a un full de càlcul i d’allà a l’ERP compta tres vegades.
-
03 Errors
En quin pas es produeixen, de quin tipus són (transcripció, preu, unitat o omissió) i on es detecten, perquè no costa el mateix corregir-los a l’oficina que quan ja han arribat a l’obra, al magatzem o al client.
-
04 Volums
Unitats per setmana i per mes, el seu repartiment per canal d’entrada i els pics. El volum converteix el temps per unitat en hores al mes i decideix quina millora compensa.
-
05 Fitxa de cada indicador
Nom, unitat, fórmula, font, període i qui registra la dada. Cada indicador es defineix de manera que, un cop instal·lat el sistema, el seu registre d’activitat el pugui calcular amb el mateix mètode que la xifra de partida.
Millores ordenades i proposta tancada
Amb l’inventari i la línia de base al davant, les millores possibles s’ordenen pel que aporten i pel que exigeixen.
Criteris d’ordenació
Hores que la tasca consumeix al mes, resultat de multiplicar el volum pel temps per unitat, i la part que la millora pot alliberar; errors evitables i el punt on avui es detecten; viabilitat segons la via de connexió comprovada; dependències entre millores, i facilitat per mesurar-ne l’efecte. Va primer la que mou un indicador clar de la línia de base amb menys dependències.
Fitxa de cada millora
Què canvia a la tasca, quins programes toca i per quina via, en quin pas revisa una persona, quin indicador de la línia de base s’ha de moure i en quin sentit, i què falta per comprovar abans de construir-la.
L’informe
Al voltant de deu pàgines: el mapa de programes, els temps mesurats amb la seva fitxa d’indicadors, les millores per ordre i la proposta econòmica: el preu tancat de cada part, perquè les puguis decidir una a una, i la quota mensual.
Resultats i com es fan servir
- Prioritats amb dades pròpies: l’ordre de les millores surt de temps, errors i volums mesurats a la teva empresa.
- Decisions per parts: cada millora s’aprova per separat, amb el seu abast i el seu indicador coneguts per endavant.
- Risc tècnic conegut: els límits de llicència i de connexió apareixen al diagnòstic, abans de construir.
- Una referència estable: la línia de base i les seves fitxes es reutilitzen a cada informe mensual, que compara amb el mateix mètode l’abans i el després.
- El punt de partida del sistema: l’inventari és l’entrada del disseny de l’arquitectura i del full de ruta.
Posem la teva empresa al dia?
Comencem amb una trucada de 30 minuts per entendre el teu cas i explicar-te en què consisteix el diagnòstic i quin preu té.
Demana el diagnòstic